Schluss mit Multi-Tasking: Stress vermeiden & effektiver arbeiten durch Fokus auf das Wesentliche

Oft machen wir uns selbst in unserer Arbeit Stress, indem wir die vielen Dinge, die es zu tun gibt, möglichst alle gleichzeitig und so schnell wie möglich erledigen wollen. Durch dieses aktionistische Multi-Tasking entsteht leicht ein zerrissenes, gehetztes Gefühl, das uns durch unseren Alltag begleitet. Es ist aber nachgewiesen, dass das parallele Arbeiten an mehreren Aufgaben nicht nur Stress verursacht, sondern auch ineffizient ist. Besser ist es, sich im Arbeitsalltag mehr auf wesentliche, grundlegende Aufgaben zu fokussieren.

Eine gute Hilfe, um zu erkennen, in welchem Aktivitätsmodus man sich gerade befindet, ist das Modell der 4 Aufmerksamkeitsbereiche, das vom amerikanischen Unternehmensberater Rand Stagen entwickelt wurde. Nach diesem Modell kann unsere momentane Aufmerksamkeit überwiegend den folgenden vier Bereichen (Attention Zones) zugeordnet werden:

Im Reaktiven Bereich beschäftigen wir uns mit dringenden Angelegenheiten, die kurzfristig erledigt werden müssen: Deadlines und akute Probleme sind die unmittelbaren Anlässe unseres Denkens und Handelns in diesem Bereich. Wie ein Feuerbekämpfer sind wir bei diesen Tätigkeiten mit viel Stress und hohem Adrenalinpegel unterwegs. Im reaktiven Bereich werden wir in hohem Maße fremdbestimmt, was nach dem Anforderungs-Kontroll-Modell  besonders stressfördernd ist.  

Bewusst mehr Zeit im proaktiven Arbeitsbereich zu verbringen, ermöglicht ein Fokus auf wesentliche, grundlegende Aufgaben(Bild: dak)

Bewusst mehr Zeit im proaktiven Arbeitsbereich zu verbringen, ermöglicht ein Fokus auf wesentliche, grundlegende Aufgaben (Bild: dak)

Im Proaktiven Bereich nehmen wir uns Zeit, Pläne und Strategien zu entwickeln, uns in Ruhe auf Dinge vorzubereiten und unsere finanziellen, sozialen oder gesundheitlichen Ressourcen zu stärken. Viele Professionals sehnen sich danach, mehr Zeit in diesem Bereich zu verbringen, und kommen trotzdem zu wenig dazu. Ein Grund dafür ist laut Roger Bohn und Ramchandran Jaikumar der University of California das sogenannte Firefighting Syndrome, das eine oberflächliche Herangehensweise und ständiges Multi-Tasking beinhaltet. Probleme werden aber durch diese Arbeitsweise nicht gelöst, sondern kehren immer wieder zurück. Zeitdruck ist ein Grund dafür, dass Menschen sich auf der Arbeit oft weniger im proaktiven, sondern vielmehr im reaktiven Modus befinden. Ein Grund dafür liegt laut Bohn und Jaikumar auch darin, dass die Rolle des Feuerbekämpfers etwas heldenhaftes hat: Heroische Gefühle und der zugehörige Adrenalinkick sind die kurzfristigen Belohnungen reaktiver Arbeit, die durchaus auch süchtig machen können.

Aber auch wenn wir zur Einsicht gekommen sind, dass es besser und effektiver wäre, mehr proaktiv statt reaktiv zu arbeiten, ist es nicht leicht, sich dafür Zeit nu nehmen. Denn reaktive Arbeit muss, wenn sie denn vor uns auftaucht, eben doch erledigt werden, weil die Aufgaben in diesem Bereich nun mal dringend und wichtig sind. Allerdings bieten die beiden unten dargestellten Aufmerksamkeitsbereiche, die der Ablenkung und Verschwendung, durchaus Möglichkeiten, Zeit für den proaktiven Bereich zu gewinnen:

Im Bereich der Ablenkung werden wir durch unzählige Anrufe, Unterbrechungen und Emails von unserer Arbeit abgehalten. Solche Ablenkungen täuschen uns oft eine Dringlichkeit vor, ohne es wirklich zu sein. Um diesen Bereich möglichst klein zu halten, ist es notwendig, Grenzen zu ziehen. Das geht laut Rand Stagen nur, wenn wir zwischen Dringlichkeit und Wichtigkeit unterscheiden, und uns bewusst ist, dass unsere persönliche Aufmerksamkeit, unser Fokus auf das in diesem Moment Wesentliche, es wert sind zu schützen: Nicht nur aus Gründen der persönlichen Effizienz und Stressvermeidung, sondern auch um unsere Lebensqualität im Privat- und Berufsleben zu wahren.

Der vierte Aufmerksamkeitsbereich in diesem Modell ist der Bereich der Zeitverschwendung, der gefüllt ist mit Beschäftigungen ohne wirklichen Mehrwert. Gemeint sind nicht Zeiten der Muße – ein Plausch mit Kollegen, ein fauler Sonntag mit der Familie, die Pflege von Hobby oder einfaches Nichtstun sind gesund und Merkmale eine guten Lebensführung. Gemeint ist eher die Zeit, die wir vielleicht verbringen mit ziellosem Surfen im Netz, mit stundenlangem Zappen von der einen zur nächsten Fernsehsendung, oder mit Menschen, die uns nicht gut tun. Auf der unmittelbaren Ebene unserer Arbeit sind es auch die Aufgaben, die wir auch delegieren könnten oder sollten. Es geht hier um Zeit die wir verbringen mit Dingen, die nicht wichtig oder dringlich sind, nicht wertvoll und sinnvoll, sondern uns eher schaden. Letztendlich ist es das Ergebnis unserer persönlichen Abwägungen und Empfindungen, was in diesen Bereich der Verschwendung von Arbeits- und Lebenszeit fällt. Voraussetzung dafür ist ein waches Gespür für unser persönliches, alltägliches (Wohl)befinden.

Das Modell der 4 Aufmerksamkeitsbereiche ermöglicht Menschen mehr Bewusstsein der verschiedenen Modi ihrer Präsenz in im Arbeitsalltag. Ablenkung und Zeitverschwendung können aktiv beschränkt werden, wenn wir Grenzen setzen und uns bewusst von diesen Bereichen abwenden. Die dadurch gewonnene Zeit kann dann bewusst in den proaktiven Bereich unserer Arbeit investiert werden,  die dadurch allmählich einen weniger reaktiven Charakter bekommt. Die Früchte einer mehr proaktiven Arbeitsweise sind weniger Stress, mehr Produktivität, mehr Ruhe und Präsenz im Alltag, vor allem aber mehr private und berufliche Lebensqualität.

Seminar ‚Stressbewältigung & psychologische Gesundheitsförderung‘

Impuls-Vortrag / Mini-Workshop ‚Stressbewältigung & Gesundheitsförderung‘

2 Gedanken zu „Schluss mit Multi-Tasking: Stress vermeiden & effektiver arbeiten durch Fokus auf das Wesentliche

  1. klebefolien

    Vielen dank für den tollen Artikel und die ausführliche Information. Tolle Vidos. Habe im Job mit vielen Menschen zu tun, deswegen ist es leider unmöglich Stress zu vermeiden.

    Gruß Anna

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    1. administrator

      Hallo Anna, vielen Dank für das Feedback. Stress gehört zum Leben dazu und lässt sich nie ganz vermeiden. Stressvermindernd sind auf jeden Fall eine gute, offene Kommunikation mit den Mitmenschen im Arbeitsalltag und die Gestaltung gesunder beruflicher Beziehungen. Wichtig dabei sind zum Beispiel Freundlichkeit, Wertschätzung und natürlich auch mal klare Abgrenzung.

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